Come gestire al meglio la flotta aziendale

Sono tantissimi i modelli di business per cui è essenziale assegnare ad alcuni dipendenti un veicolo per rendere loro più agevole la mansione che sono chiamati a svolgere.

Pensiamo, ad esempio, agli agenti di commercio che hanno necessità di spostarsi spesso per raggiungere fisicamente vecchi e nuovi clienti.

Quando ciò accade, è opportuno gestire al meglio la cosiddetta flotta aziendale, composta appunto dalla molteplicità di mezzi a disposizione dall’azienda ai propri collaboratori.

Scegliere i mezzi giusti da implementare all’interno della flotta e gestirli in modo adeguato ed analitico dal punto di vista amministrativo, è importantissimi per migliorarne l’efficienza e per contenere al minimo i costi.

Come comporre la flotta aziendale in modo efficiente

A seconda del tipo di business e delle necessità di spostamento dei propri dipendenti, alcuni veicoli dovranno essere inseriti all’interno della flotta ed altri no.

Il primo aspetto da valutare è la distanza kilometrica che i collaboratori devono necessariamente percorrere per adempiere alle proprie mansioni.

Devono percorrere brevi distanze oppure hanno necessità di macinare centinaia di kilometri al giorno?

Nel primo caso la scelta migliore sarebbe quella di acquistare solo veicoli a benzina, che sono perfetti per un uso cittadino ma che rappresenterebbero un grande ostacolo al contenimento dei costi per lunghe percorrenze.

In quest’ultimo caso, infatti, è meglio prediligere mezzi a metano o gasolio.

Per quanto riguarda la auto elettriche, la difficoltà di reperire con facilità le stazioni di ricarica rende questa tipologia di veicoli non particolarmente conveniente.

Ad ogni modo, bisognerebbe sempre valutare la presenza o meno di questi centri di ricarica all’interno del territorio che i propri collaboratori devono percorrere.

Auto aziendale come fringe benefit

I veicoli aziendali possono essere assegnati ai dipendenti come benefici ulteriori a stipendio o eventuali provvigioni.

In questo caso si parla di uso promiscuo del mezzo perché il veicolo potrà essere utilizzato sia per finalità lavorativi che per esigenze private.

Gli strumenti per gestirla al meglio dal punto di vista amministrativo

Una volta formata la flotta aziendale, con l’obiettivo di compiere le scelte più giuste per contenere al meglio i costi, bisogna poi passare alla fase più critica e delicata, ovvero la sua amministrazione.

Sarà infatti necessario monitorare costantemente i consumi di ciascun veicolo ed assegnare in modo analitico dei budget di spese per l’acquisto del carburante da parte di ciascun collaboratore.

Fare rifornimento è infatti un costo aziendale a tutti gli effetti e va quindi contabilizzato e gestito per conto dell’impresa.

In passato spesso accadeva che il dipendente anticipasse di tasca sua le spese, presentando poi il rendiconto dei costi sostenuti ed ottenendo quindi un rimborso.

Oggi, grazie a strumenti flessibili ed economici come le carte prepagate, la gestione dei costi legati all’acquisto di carburante è decisamente più semplice.

Con le carte carburante elettroniche è infatti possibile assegnare a ciascun dipendente un carta prepagata con cui è possibile acquistare solo carburante, precaricata con il budget prestabilito dall’azienda.

I vantaggi derivanti dall’impiego di strumenti di pagamento come le carte carburante elettroniche sono tantissimi:

  • I dipendenti non devono più anticipare spese di tasca loro;
  • Non è più necessario gestire le note spesa ed i rimborsi;
  • L’azienda può predisporre dei budget di spesa e monitorarne l’andamento;
  • L’operato dei dipendenti è sempre sotto controllo;
  • In ogni momento è possibile aumentare il budget, diminuirlo o addirittura bloccare la carta.

Come funziona una carta carburante

Abbiamo compreso che le carte carburante rappresentano uno strumento importantissimo per gestire al meglio una flotta aziendale, soprattutto dal punto di vista economico.

Permettono infatti di assegnare dei budget prestabiliti a ciascun dipendente che potrà utilizzare la carta solo per fare rifornimento di carburante.

Ovviamente è possibile attivare una o più carte, senza alcun limite, che saranno tutte gestite da un unico conto che verrà ricaricato in completa autonomia dall’azienda, tramite bonifico bancario solitamente.

Dal conto potranno essere poi ricaricate le singole carte.

Ogni volta che un dipendente acquista del carburante dovrà richiedere la fattura al benzinaio e questa potrà essere direttamente scaricata tramite la console collegata alla prepagata. Come voce di costo andrà a confluire nel software gestionale della contabilità usato dall’azienda.

Questa è una vera e propria rivoluzione rispetto al passato perché l’amministrazione contabile viene resa molto più comoda e flessibile in questo modo.

Per una panoramica completa sulle carte carburante e per capire quali sono le migliori da attivare in Italia, informazioni interessanti puoi trovarle in questo articolo https://carteconiban.it/carta-carburante-ecco-la-migliore/.

Universali, monomarca o multimarca?

Non tutte le carte prepagate per carburante sono uguali infatti spesso si differenziano non solo per il prezzo ma soprattutto per i limiti posti in merito al tipo di rifornitori a cui è possibile rivolgersi per acquistare carburante.

Infatti esistono carte monomarca o multimarca che permettono di fare rifornimento presso un solo rifornitore di carburante o più di uno.

Quelle universali, invece, permettono di fare rifornimento ovunque, anche presso le pompe bianche.

Quest’ultima opzione è decisamente la più conveniente perché in questo modo i collaboratori sono liberi di acquistare carburante ovunque, senza la necessità di perdere tempo e percorrere distanza più lunghe del dovuto per trovare il rifornitore giusto.